Als zendeling heb je waarschijnlijk de wens om je gemeente te betrekken bij je werk. Daarmee genereer je naamsbekendheid, draagvlak en zendingsbewustzijn in de gemeente. Een van de manieren om die betrokkenheid te bewerkstelligen is het ontvangen van een groep mensen uit je thuisgemeente of je achterban op je werkplek. Je wilt ze graag laten zien waar je werkt, laten genieten van de omgeving en ook een tijdje mee laten werken aan je missie. Voor veel zendelingen is dit een herkenbare situatie. Een situatie die je ook stress oplevert. De voorbereiding kost veel tijd en tijdens de aanwezigheid van de groep moet je eigenlijk constant bij hen zijn. Al die tijd kun je niet werken aan de missie waar je voor uitgezonden bent.

Het zal je zeker lukken om de groep een bijzondere tijd te geven, alleen al omdat het voor menig vrijwilliger de eerste keer is om in een ontwikkelingsland te zijn en betrokken te zijn bij ontwikkelingswerk. Maar je wilt graag dat het effect van het verblijf van de groep zo groot mogelijk is. Dat ze niet alleen een impact hebben in de gemeenschap waar je werkt, maar dat ze zelf ook veranderd weer op het vliegtuig naar huis stappen. Hoe doe je dat?

1. Laat de vrijwilligers zo veel mogelijk samenwerken met de lokale bevolking. Hoe meer contact er is tussen de vrijwilligers en de mensen uit de lokale gemeenschap, hoe meer ze allebei leren. Veel effecten van werkvakanties ontstaan of worden versterkt door contact tussen noord en zuid.
2. Bereid de lokale gemeenschap lang van tevoren voor op de komst van de vrijwilligers. Vertel sleutelfiguren vast dat er een groep vrijwilligers komt, die hen graag willen leren kennen. Zo kan de gemeenschap zich van haar beste kant laten zien en leren de vrijwilligers het meest.
3. Laat de vrijwilligers meebouwen aan jouw missie. Heb je een lang gekoesterde wens die je door gebrek aan mankracht niet kunt realiseren? Wie weet kan dat met de tijdelijke inzet van een groep vrijwilligers wel. Als de groep geen activiteiten kan doen binnen jouw missie, dan kun je ze misschien mee laten werken aan de missie van een lokale organisatie waar je mee samenwerkt. Zo kun je hen jouw werk en woonomgeving laten zien en tegelijk zinvolle werkzaamheden laten doen.
4. Organiseer een gericht vormingsprogramma voor de vrijwilligers. Door iedere dag een dagopening te doen wordt het geloof van de vrijwilligers versterkt. En door vrijwilligers voorafgaand aan de werkvakantie persoonlijke ontwikkeldoelen te laten stellen – en ze daar op te coachen – ontwikkelen ze zich ook op persoonlijk vlak.
5. Formeer een leidersteam waarin je alle aspecten van de reis (bijvoorbeeld medische zaken, bouwzaken, het kinderprogramma, het geloofsprogramma, het culturele programma en de eindverantwoordelijke) borgt. Dat neemt je niet alleen veel werk uit handen, het zorgt er ook voor dat de groep een stuk zelfstandiger is en bewuster bezig is met hun reis.

Naast deze inhoudelijke aandachtspunten levert de komst van een groep ook ontzettend veel praktisch werk op. Zo moet je denken aan het boeken van vliegtickets, publiciteit voor en tijdens de reis, materiaal voor de programma’s, verzekeringen, outfits, de financiële afhandeling, trainingen, transport, werving en selectie, een projectprogramma, medische zorg en afspraken met de vrijwilligers. Het kan goed zijn dat je op ziet tegen het werk dat de komst van de groep met zich meebrengt en graag zeker wilt weten dat de werkvakantie een maximale impact gaat hebben. Voor organisaties als World Servants is de uitvoering van dit soort reizen hun specialisme. Zij zorgen voor een maximaal resultaat van de reis, zodat jij tijd kunt besteden aan de missie van je organisatie.